Les candidats intéressés par la VAE sont invités à prendre contact avec la DDCSPP de leur lieu de résidence pour recueillir des informations sur la démarche de VAE au sein du ministère jeunesse et sports et retirer le dossier complet (1ère et 2ème partie) ainsi qu'un guide.
Tous ces documents peuvent être également téléchargés à partir du site Internet du ministère : Site du ministère de la Santé et des Sports (Rubrique "Métiers et formations" et sous rubrique "Réglementation VAE")

Le candidat dépose la 1ère partie du dossier en 2 exemplaires auprès de la DRJSCS de sa région de résidence (attestations d'expériences et pièces justificatives incluses).
La durée de l'expérience requise en rapport avec le diplôme visé est de 3 ans, en continu ou en discontinu, soit un minimum de 2400 heures sur un minimum de 36 mois cumulés.
La DRJSCS adresse au candidat un accusé de réception au maximum 15 jours après le dépôt de la 1ière partie du dossier.

La décision de recevabilité est prise par une commission dans les deux mois qui suivent l'accusé de réception du dossier (1ère partie).
La DRJSCS adresse au candidat l'attestation de recevabilité (ou le refus), les dates et lieux des jurys et tous les documents concernant l'accompagnement.

L'accompagnement est facultatif. Il s'agit d'une aide méthodologique proposée aux candidats recevables pour travailler sur la 2ème partie du dossier.
Coût  et durée: environ 50 € de l'heure pour 6 à 10 heures en moyenne.

Le candidat envoi l'intégralité de son dossier (1ère et 2ème partie + attestation de recevabilité) en 3 exemplaires, à la DRJSCS qui met en place le jury, au moins 2 mois avant la date de tenue de ce même jury.
Le courrier accompagnant cet envoi devra préciser si le candidat sollicite, ou non, un entretien avec le jury. Si tel est le cas, ou si le jury en sollicite un, le candidat sera convoqué par la DRJSCS.
La non présence à cet entretien entraîne automatiquement une non validation totale.

Le jury se prononce sur le dossier du candidat suite à un entretien éventuel auquel il peut le convier ou que le candidat peut demander.
Cet entretien, d'une durée d'environ 30 minutes, a pour objet de compléter les points du dossier dont la formulation ne serait pas jugée assez précise par le jury pour évaluer les compétences.
Le jury dont la décision est souveraine délibère et se prononce en faveur d'une :

- Validation totale : le candidat obtient son diplôme.
- Validation partielle : les parties du diplôme validées le sont pour une durée de 5 ans à partir de la notification du jury.
- Non validation : la recevabilité reste valable.

Toute non validation se voit accompagnée d'un motif (l'un des 5 motifs présentés dans le guide).
Un candidat qui n'a obtenu qu'une validation partielle peut, dans les 5 ans suivant la décision du jury :

- soit redéposer un dossier de VAE l'année civile suivante (dans la même direction régionale)
- soit intégrer une formation et/ou se présenter aux épreuves

Le même choix s'offre au candidat n'ayant obtenu aucune validation. Si le candidat n'obtient qu'une partie du diplôme, la DRJSCS, organisatrice notifie au candidat l'avis motivé du jury relatif aux connaissances, aptitudes et compétences qui devront faire l'objet d'une évaluation complémentaire.
En cas de refus de validation ou de validation partielle, le candidat a la possibilité de contacter sa DRJSCS pour bénéficier de conseils pour la suite de son parcours.